Toplantılar, kamuda, özel işletmelerde, sivil tolum kuruluşlarında işveren ve çalışanlar arasında kurumları güçlendirmek, muhtemel problemleri çözmek amacıyla, ortak kararlar alabilmek ve uygulamak için sürdürülen rutin uygulamalardan biridir. Sivil toplum kuruluşları olan vakıf ve derneklerde heyetler sırf Allah rızası istikametinde, bir meselede en faydalı ve zararsız olanı tercih etmek, bir arada yaşamanın ve çalışmanın vermiş olduğu sorumlulukları yerine getirebilmek için birbiriyle istişare etmek durumundadırlar. Bu tarz toplantılara farklı kurum ve kuruluşlarda ayrı ayrı isimler verilmektedir. Bu isimler; bakanlar kurulu, senato, danışma kurulu, yönetim kurulu, ortaklar kurulu, meşveret heyeti, mütevelli heyeti, istişare heyeti, ihtiyar heyeti, il genel meclisi, jüri üyeleri gibi başlıklar ile adlandırılmaktadır. Günümüzde toplantılar kısmen de olsa uzaktan dijital olarak online yapılsa bile daha çok yüz yüze tercih edilmektedir. Pandemi ve deprem dönemlerinde daha çok uzaktan online toplantılar tercih edilerek mekândan bağımsız olarak vakitten ve nakitten tasarruf edildiği kurumlar tarafından tecrübe edilmiştir. Toplantılar genellikle, üyelerin, çalışanların en kritik ve lüzumlu zamanlarını alabilmektedir. Özel sektörde iseniz toplantılar genellikle mesai vakti haricinde tercih edilmektedir. Bu nedenle toplantıların size katma değeri sizden aldığı vakit ile orantılı olmalıdır. Bu anlamda bir toplantının düzenlenmesi aşamasından tutun alınan kararların tebliğ ve uygulama aşamasına kadar geçen süreçlerin algoritması bir disiplin ve düzen içinde olması gerekir.

Toplantılar nerede olursa olsun, ne amaçla yapılırsa yapılsın usulüne uygun yapılırsa katılımcılar arasında muhabbet ve dayanışmayı artırması ile beraber zamanda haklı istişareler ihlas ve tesanüdü de artırmaya vesile olacaktır. Usulüne uygun yapılmayan istişareler kin-haset, fitne ve fesada neden olabilir. Birbiriyle boğuşanlar müspet hareket edemeyeceğinden ortaya menfi netice çıkacaktır. Bir şeyin iyi tarafını düşünmek yerine sürekli kötü tarafını düşünerek karamsarlık sergileyenler aynı zamanda bilerek veya bilmeyerek istişare heyetinin moralini ve motivasyonunu bozmuş olurlar. Toplantı veya istişarelerde tefrikaya neden olabilecek münakaşa ve ihtilaftan uzak durulmalıdır.

Yaşadıklarımız ve tecrübelerimizle, önemli gördüğüm esasları sıralayacak olursam:
-İstişareler ehil ve akil olan kimseler ile yapılmalıdır.
-İstişare heyeti yedi kişiden az on iki kişiden fazla olmamalıdır.
-Yapılacak toplantının yeri, gün ve saati en az üç gün evvelinden muhataplara sözlü ve yazılı olarak değişik platformlardan ulaştırılmalıdır.
-Üyeler ve yöneticiler toplantıya vaktinde gelmelidir.
-Toplantıya katılamayacaklar bir gün önceden sekretaryaya mazeret bildirmelidirler.
-Toplantıya mazeretsiz olarak katılmayanlara yaptırım uygulanmalıdır.
-Toplantıya gelen ve gelmeyenlerin yoklaması yapılarak kayıt altına alınmalıdır
-Toplantılar mümkünse dua başlamalı ve bitirilmelidir.
-Toplantı gündem maddeleri varsa daha önceden üyelere bildirilmelidir.
-Toplantıda gündem maddelerinin dışına çıkılarak boşuna zaman harcanmamalıdır.
-Toplantı öncesinde kulis ve dedikodu yapılmamalıdır.
-Toplantı gündemine alınacak görüşler uygulanabilir, kabul edilebilir, akla ve mantığa uygun olmalıdır.
-Toplantıya başlamadan evvel eklenebilecek gündem maddeleri üyelere tek tek sorulmalıdır.
-Toplantı sekretaryası/yönetici daha önceden belli olmalıdır.
-Toplantılar bir sekreter ve bir de not tutucu olmak üzere en az iki kişi tarafından yürütülmelidir.
-Toplantıda söz alacaklara sıra ile söz verilmesi sağlanmalıdır.
-Üyelerden herhangi biri konuşurken diğerleri tarafından sözü kesilmemelidir.
-İfade ve konuşmalarda mümkün ise tekrarlardan kaçınılmalıdır.
-Mutlaka benim dediğim olacak diye kesinlikle ısrar ve mücadele edilmemelidir.
-Toplantıyı idare eden, yönetici bile olsa hiçbir şeyi önceden dikte etmeye çalışmamalıdır.
-Alınan kararlar açık ve net bir şekilde okunarak oylamaya sunulmalı ve karar altına alınmalıdır.
-Toplantıda alınan kararlar eksiksiz ve noksansız bir şekilde not edilmelidir.
-Toplantıda alınan kararlar net bir şekilde üyelere veya kamuoyuna deklare edilmelidir.
-Alınan kararların uygulanıp uygulanmaması icra heyeti tarafından takip edilmelidir.
-Toplantıda alınan karaların kim tarafından, ne zaman ve nerede, nasıl yapılacağı belirli olmalıdır.
-Toplantı ortasında veya sonunda üyeleri rahatlatacak su, çay gibi ikramlar verilmelidir.
-Toplantıda alınan kararlar asgari oy çokluğu ile alınmalıdır.
-Toplantıda alınan kararlar heyet dışındaki kimselerle paylaşılmamalıdır.
-Alınan kararlar her ne şekilde olursa olsun (doğru/yanlış) olsa bile tüm üyeler tarafından kabul görmeli, sonradan tenkit edilmemelidir.
-Alınan kararları sonrasında üyeler duygusal olarak küskünlük ve dargınlıklara fırsat vermemelidirler.
-Kendi fikri kabul görmeyenler, kırılmak, gücenmek, küsmek, kızmak, kin gütmek, tahkir etmek gibi kötü davranışlardan uzak durmalıdırlar.
-Bir sonraki toplantının nerede, ne zaman yapılacağı karar altına alınmalıdır.
-Toplantılar aksamadan sürekli periyodik olarak yapılmalıdır.
-Toplantıların süresi iki saati geçmemelidir.

Bu duygu ve düşüncelerle gerek iş ve işyeri için yapılacak toplantıların, gerekse müntesibi olduğumuz gönüllü STK, vakıf ve dernekler tarafından gerçekleştirilecek istişarelerin hayırlara, muhabbet ve birliğimize vesile olmasını Cenabı Allah’tan temenni ederim. Allah’a emanet olunuz.