Yalova Belediyesi iki yılı aşkın süredir uygulamaya koyduğu ve aşama aşama gerçekleştirilen bu proje, belediyelere model olacak nitelikte. Şu anda ne Türkiye'de ne de dünyada benzeri uygulama yok.
"Yaşar Ne Yaşar Ne Yaşamaz" kitabını bilirsiniz. Yaşar'ın kimlik sahibi olamayacağını ilk olarak okuluna yazılmak istediğinde öğrendiği ve başından geçen trajikomik olayların yer aldığı kitap... Yaşar Devlet defterine göre Çanakkale'de şehit düşmüştür ve bu yüzden kimlik verilmez. Sonrasında Yaşar'ın 1935'te Dersim'de ikinci kez şehit düştüğünü kayıtlara geçer. Bunun da ötesinde devlet, bazen Yaşar'ı kimliği varmış gibi görür, askere alır, vergi borcunu ödetir. Bazen de, Yaşar kayıtlardaki bir ölüden ibarettir. Bu kadarı abartı belki. Ama yine de çoğu kişinin devletle, belediyeyle buna benzer bir hikayesi vardır.
Kamu kurumları denince pek de olumlu şeyler gelmez akıllara. Saatlerce beklenilen kuyruklar, bir evrak için oradan oraya koşuşturmalar, belki rüşvet, belki kayırmacılığın yapıldığı bu kadarına da pes dediğimiz yerler... "Bugün git yarın gel, Ben ne yapayım kardeşim, git müdüre anlat derdini!" tarzında cümleler duymaya aşinadır kulaklarımız.
İşte bize tüm kamu kurumlarının böyle olmadığını ispatlayan belediyecilikte belki de çığır açacak bir uygulama... Projenin mimarı Yalova Belediye Başkanı Yakup Koçal, projenin, değişen dünyayla kamu yönetimlerinde ortaya çıkan ihtiyaçtan doğduğunu söylüyor. "Osmanlı tarım toplumunun tezahürü, cumhuriyet sanayi toplumundan sonraki yeni yönetim biçimimiz tabii dünya bir bilgi toplumuna doğru gidiyor. Biz de, bu konsepte geçmişteki birikimlerden yararlanarak ve geleceğe de bir vizyon koyma yaklaşımıyla Yalova'yı bir bilişim şehri yapalım düşüncesinden hareket ettik." diyor Koçal. Başkan Koçal Yalova Belediyesi'ndeki çalışmalarını şöyle anlatıyor:
"2002 yılında konuyla ilgili çalışmalara başladık. Sonraki yıl proje henüz ham iken seçimleri kaybettiğimiz için kesintiye uğradı bu iş. 2009 yılında tekrar seçimleri kazanınca projeye kaldığımız yerden devam ettik. Projenin önümüzdeki yıl uygulamaya geçirileceğini duyurduk. En son geldiğimiz aşamada belediyenin tüm arşivlerini dijital ortama geçirmeyi hedefleyen bir ihale yaptık. Bu ihale sözleşmesinde projenin yılbaşına kadar biteceğini öngördük. Proje bittiğinde artık teorik olarak mekân bağımsız hizmet üretmeye hiçbir engelimiz kalmamış olacak."
Personelin inisiyatif kullanma ihtimali ortadan kalkıyor
Koçal, projenin uygulanmasından sonra birçok işin çok daha kısa sürede ve kolay yapılacağını söylüyor. Başkan, "İmardan ruhsat başvurularına, kanal tıkanıklığından vatandaştan gelen bir evrakın tanımlanması gibi dört bine yakın iş ve işlemi tanımladık. Tanımsız hiçbir iş bırakılmadı. Sonrasında tüm bu işler standardize edilerek sayısallaştırıldı." diyor.
Ona göre tanımlamadan, sayısallaştırmadan işlerin denetlenebilir olması mümkün değil. Tanımlalan bu işlere sabit olmayan süreler konulmuş. Koçal süreci şu sözlerle anlatıyor: "Örneğin bir işin bitirilme süresi iki saat. Vatandaş artık işin ne kadar sürede bitirileceği bilgisine sahip olacak. Eğer işin belirlenen sürenin altında yapıldığı tespit edilirse bu süre daha da aşağıya çekilip optimum bir süre belirlenecek. Böylelikle personelin inisiyatif kullanma olasılığı ortadan kalkacak."
"Vatandaşın başvuru için belediyeye gelmesine gerek kalmayacak"
Proje hayata geçtiğinde vatandaşın belediyeye gelmesine bile gerek kalmayacak. Koçal, bu konuyu şu örnekle anlatıyor. "Diyelim ki bir vatandaş eviyle ilgili bir proje çizdirdi ve ruhsat talep ediyor. Öncelikle belediyede iki türlü çalışan tanımı yapıldı. Biri vatandaş ile karşı karşıya kalmak zorunda olan. Bir restoranda yemeği önünüze koyan kişi gibi düşünün. İkincisi de mutfakta yemeği yapan. O zaman bu sistem mantığıyla kim vatandaşla karşı karşıya olmak durumunda ise o, vatandaşın her işlemiyle ilgili başvurusunu alan kişi olacak.
Aslında interneti olanların belediyeye gelmesine de gerek kalmayacak. Vatandaş başvurusunu yaptığı andan itibaren hizmet tamamlanana kadar ve sonrasındaki memnuniyet sorgulaması yapılana kadar süreç arasında hiç kopukluk olmayacak. Konuyla ilgili sorumlulara aynı anda görev talimatı gidecek. Bu arada vatandaş eğer isterse kendisine verilen referans numarasıyla işinin hangi süreçte olduğunu internet sitesi üzerinden istediği anda görebilecek. Aynı zamanda aynı işle ilgili başkalarının müracaatına ne kadar zaman ayrılmış bunu da öğrenme şansına sahip olacak. Herhangi bir aksama durumunda şikâyette de bulunabilecek."
Mekân-zaman bağımsız dönemine geçiş
Yakup Koçal, uygulamaya koydukları bu sistemle personelin (hizmet masalarında çalışanlar hariç) sorumlu olduğu işi belediye binasının içinde yapma zorunluluğunun ortadan kalkacağını belirtiyor. Koçal, "Bütün müracaatlar internet ortamında yapılabiliyorsa o zaman personel neden binada dursun ki? İşini evinde de, dışarıda çayını içerken de yapabilir. Teorik olarak bunda bir problem görmüyoruz." diyor.
Personelin yüzde ellisinden fazlası mekândan bağımsız çalışacak
İki yılı aşkın süredir belli oranda uygulanan proje önümüzdeki yıl tam olarak uygulamaya geçirilecek. Projenin uygulamaya geçmesiyle birlikte mekân zorunluluğu bulunmayan belediye personeli işini istediği yerden yapma esnekliğine sahip olacak. İtfaiye çalışanları, zabıta ve tahsildarlar gibi görevinin başında bulunma zorunluluğu olanlar dışında olacak geri kalan tüm personel mekandan bağımsız çalışacak.
"Problemler minimize edilecek"
Yakup Koçal, sistem sayesinde rüşvet, ayrımcılık, kayırma, inisiyatif kullanma, torpil ve partizanlığın minimize edileceğini ve zamanla tüm kamu kurumları tarafından kullanılmaya başlayacağını söylüyor.
"Gelen şikâyetlerle bizzat ilgileniyoruz"
Yakup Koçal sistem sayesinde telefonundan belediye binasında olmaksızın istediği anda belediyenin kasasına ne kadar para giriş çıkışı yapılmış, ne kadar istek ve şikâyet gelmiş bunların ne kadarı çözülmüş hepsini görebildiğini belirtiyor. Her gün kendisi ve yardımcıları şikâyette bulunan üç dört vatandaşı bizzat arayıp sorunla ilgili bilgi aldıklarını belirtiyor.
"Anayasal düzenlemelere ihtiyaç var"
Sistemin kurallar çerçevesinde işleyebilmesi için yasa değişikliği ve anayasal düzenlemelere ihtiyaç olduğunu belirten Koçal, "Mevcut yasalar, sanayi toplumu mantığıyla sekiz–beş çalışmayı öngörüyor. O yüzden yasal mevzuata göre ben personele 'Git evinde çalış!' dersem belki bu şu anki düzenlemelere aykırı bir durum olacak.
Performansı yüksek olan personele ikramiye verilecek
Personele gelen iş, kendisine gönderildiği andan çıktığı ana kadar sistemde takip edileceği için tüm personelin günde kaç dakika, kaç saat çalıştığı sayısal olarak belirlenecek. Bu da performansa dayalı hizmet mantığının yerleşmesine vesile olacak. Hazırlanan sözleşmelerde üstün performans gösteren personele sistem içerisinde ürettiği performansı ölçüsünde ikramiye verilecek. En fazla hizmet üreten personele ise ayda 600 lira ikramiye verilecek. Sistem iyice uygulandığında ise ideal çalışan sayısı ortaya çıkacak. Verimli olmayan personel ise farklı hizmet alanlarında istihdam edilecek.
Zaman